Если бы меня попросили выбрать один-единственный, самый полезный инструмент из множества таковых в арсенале тайм-менеджмента, я бы, конечно же, остановился на еженедельном обзоре задач.
К сожалению, его сложно применять вне общей системы личной эффективности. Но, с другой стороны, он может быть своего рода отправной точкой для создания и развития такой системы индивидуально для вас.
Прежде чем начинать пользоваться этим инструментом, нужно проделать кое-какую
подготовительную работу:
* «вывалите» на бумагу все свои дела – всё, что вам предстоит сделать когда бы то ни было, все недодуманные мысли, проекты и т.п.;
* попробуйте классифицировать их в рамках 10–30 проектов путем укрупнения;
* введите все это в MS Outlook, пользуясь «категориями», либо просто запишите на отдельные листы бумаги или в doc-файлы.
В течение недели все свои дела и мысли заносите (и обозначайте определенным цветом) в один из 30 листов в зависимости от проекта. Например, «старые» мысли, которые пришли в голову в процессе «вываливания», пишите синим, а все догадки вроде «Опа! Почему же я об этом раньше не подумал?!» записывайте красным. Через недельку-другую такого фиксирования вы заметите, что количество «новых» мыслей уже соперничает с количеством «старых». Значит, процесс запущен, вы на правильном пути!
Если встречаются мысли и дела, не подходящие ни под один из выделенных проектов, заведите отдельный лист, озаглавив его «всякое разное», и записывайте туда. В конце рабочей недели выделите минимум два часа на то, чтобы полностью изолировать себя от любых внешних воздействий.
Мой совет: найдите спокойное кафе, сядьте за самый дальний столик, обязательно оставьте мобильный телефон где-либо, если будете с ноутбуком, выключите все беспроводные интерфейсы, чтобы он, не дай Бог, не нашел где-то WiFi.
Возьмите лист А4 (варианты – doc-файлы или MS Outlook). Перечитайте все задачи на каждом из 30 ваших листов. Если в ходе чтения у вас возникли мысли и задачи без привязки ко времени (например, «неплохо бы однажды в нашем маркетинге перестроить то-то»), запишите их прямо там же, на листе. Если же мысль начинается словами «на следующей неделе необходимо сделать вот что», зафиксируйте ее на отдельном листе, озаглавленном «Задачи на неделю».
Эти листы – ваша система фиксации мыслей, рассортированных по проектам. Они – основа для планирования.
